Comment faciliter la gestion de ses mails au quotidien ?

Les courriers électroniques, mails ou courriels ont pour objectif de faciliter la communication externe et interne en entreprise. Cependant, une mauvaise utilisation de ces outils peut constituer un véritable frein à l’exécution efficace du travail, car la gestion de la messagerie influe sur le temps de travail consacré aux missions fondamentales. Selon une étude menée par la Fondation Suisse Productive en 2007, en moyenne chaque employé suisse perdrait chaque année, pour la lecture ou l’envoi de mails, un mois de travail (letemps.ch).

Comme le montre les données fournies par Statista, il semblerait que cette tendance n’est pas près de s’inverser : 

Limiter cette perte de productivité revient donc à trouver des solutions permettant de gérer cet afflux efficacement, en y consacrant le moins de temps possible. 

L’organisation de la boîte mail a pour objectif d’avoir un minimum de messages dans la boîte de réception afin de faciliter le traitement des courriers les plus importants. Elle permet également le classement des anciens mails dans le but de les retrouver, sans perte de temps. Pour se faire, il est nécessaire de créer des dossiers et sous-dossiers permettant de gérer des catégories en rapport avec les sujets traités, le niveau d’importance ou tout autre critère permettant de prioriser et d’organiser son travail. Il est nécessaire que les dossiers, sous-dossiers ou catégories qu’on crée aient une structure logique et soient faciles à décoder. Il sera également plus facile de définir des règles et filtres dans le but d’automatiser certaines tâches sur la base de mots clés présents dans l’objet ou le corps du message. Tous les mails portant dans leur objet un mot se rapportant à la règle fixée, seront par exemple redirigé dans un même dossier.  En plus de cette classification, la mise en place d’étiquettes peut généralement aider à définir des priorités. On peut ainsi se baser sur des informations sur l’expéditeur, ou sur un mot présent dans le mail pour le marquer comme urgent ou le basculer dans une liste de tâches à effectuer ultérieurement. 

Le but ultime de l’organisation de la boîte mail est la réduction du temps consacré à sa gestion. Certains e-mails, comme ceux portant sur une information générale (par exemple l’offre de services, les horaires d’ouverture, …) ne nécessitent pas l’envoi d’une réponse personnalisée. Pour éviter de perdre du temps à systématiquement rédiger sur un sujet récurent, il est possible de mettre en place des modèles de réponses qu’on peut envoyer manuellement ou automatiquement. Grâce au paramétrage avancé de votre boîte mail ou encore à des extensions du type Right Inbox, vous pouvez fixer les conditions à remplir pour l’envoi d’une réponse automatique. Ces paramètres avancés permettent également de définir des rappels pour relancer automatiquement des destinataires n’ayant pas répondu. La mise en place de réponses automatiques lors de vos absences, permet d’informer les expéditeurs et d’éviter leur relance durant votre indisponibilité. 

Bien gérer ses mails commence par définir un horaire spécifique pour les consulter et y répondre. Lorsqu’on ne définit pas d’horaire, on peut soit passer tout son temps à consulter sa boîte et donc mettre en suspens ses autres missions ; soit ne pas accorder assez de temps à ses messages et passer à côté de mails importants. Pour respecter les horaires définis et limiter le nombre de fois où vous consultez vos mails, il est utile de définir une politique de notification. Une solution consiste à désactiver les notifications pour ne pas être tenté de consulter la boîte hors du créneau choisi. On peut également définir des règles pour ne recevoir des notifications que pour certaines catégories de messages. 

Certains mails comme les publicités, les newsletters ou les spams peuvent très vite encombrer la boîte de réception. Sur certains logiciels de messagerie, des dossiers ont déjà été programmés pour accueillir automatiquement ce genre de mails. Sur d’autres, il faut activer manuellement ce filtre. Il est également possible de limiter la réception de ce genre de mails en se désabonnant comme pour le cas des newsletters ou en les signalant comme spam pour laisser la place aux courriers les plus importants.

Le courrier électronique est le moyen de communication privilégié dans les entreprises, car il est moins intrusif qu’un appel téléphonique, peu coûteux et permet de communiquer avec plusieurs partenaires à la fois. Cependant, il est utile de définir des règles internes pour éviter de surcharger les boîtes de messages non pertinents (ex : définir qui doit être mis en copie, pour quel type de demandes le mail est pertinent, …) et promouvoir l’utilisation d’autres moyens de communication dans certains cas de figure. Ces alternatives peuvent être :

Ceci peut sembler évident, mais le bouche-à-oreille reste le meilleur moyen de communication lorsqu’il s’agit d’informations courantes, ne nécessitant pas d’être formalisées telles qu’une invitation à un repas de midi, ou encore une demande d’information auprès d’un de ses collègues. Un coup de téléphone ou une discussion avec la personne permet dans ces situations d’obtenir rapidement l’information souhaitée tout en vous permettant de socialiser.

Dans le cadre de projets nécessitant un partage important d’informations ou pour un échange d’informations régulier entre des collaborateurs ou des départements, la masse de courriers envoyés et reçus peut rapidement exploser. Pour éviter cette cacophonie, l’organisation de séances pour le partage d’informations ou la mise à disposition de documents constituent de très bonnes solutions. Ces méthodes permettent de mettre fin à un ping-pong de messages permanent et de gérer la complexité, qui n’est pas facile à traiter par mail.

You can edit text on your website by double clicking on a text box on your website. Alternatively, when you select a text box a settings menu will appear. your website by double clicking on a text box on your website. Alternatively, when you select a text box

Elles constituent un moyen rapide d’obtenir une réponse sans avoir à envoyer des mails. En plus d’aérer les boîtes de réception, les messageries instantanées du type Slack, Microsoft Teams, WhatsApp, … offrent aussi la possibilité de gérer efficacement l’échange d’informations dans le cadre de projets en constituant des groupes de discussion. Elles sont pour la plupart gratuites et faciles d’utilisation car ne nécessitant aucune programmation particulière.

L’émergence des assistants·es virtuels·les combinée aux possibilités offertes par les nouvelles technologies permet de faciliter la délégation de tâches à du personnel à distance. Ces assistants·es sont des professionnels·les qualifiés·es et ayant pour principale mission d’exécuter pour l’entreprise des tâches réalisables à distance afin de permettre aux collaborateurs internes de se consacrer à leur cœur de métier.

Parmi les tâches qu’on peut leur confier, on retrouve la gestion de boîte mail. Un·e assistant·e virtuel·le est en mesure de réaliser toutes les actions nécessaires à la bonne gestion de vos e-mails. Qu’il s’agisse de la fixation de règles et d’automatismes, de la lecture et la rédaction de mails, de la mise à jour de votre carnet d’adresses, de la mise en place de filtres pour l’élimination de mails non essentiels, l’assistance virtuelle est une solution optimale pour gagner du temps. D’autre part votre assistant·e virtuel·le peut véritablement avoir une vision globale de vos messages électroniques et vous assister sur d’autre tâches comme la gestion de votre marketing digital (Comment l'assistance virtuelle peut-elle aider les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les startups en matière de marketing digital ?). Pour vous aider dans la mise en place d’une collaboration avec un·e assistant·e, consultez nos articles sur Comment travailler efficacement avec un assistant virtuel ? et Comment traiter la confidentialité et la sécurité des données avec votre assistant·e virtuel·le ?

Notre ambition sur ce blog est de vous fournir une information de qualité, sans référence directe à nos offres commerciales d'assistance virtuelle. Vous pouvez nous suivre sur les réseaux sociaux ou vous abonner à notre flux RSS pour être informé de nos futures publications.