Vous avez probablement déjà entendu parler des nombreux avantages à collaborer avec un assistant virtuel. Qu’il s’agisse de gains de productivité, de gains de temps ou de baisses des coûts, ceux-ci ne sont garantis que si vous travaillez efficacement avec votre assistant virtuel. Cinq étapes permettent d’atteindre cette efficacité :
1. Déterminez les tâches à confier à votre assistant virtuel et votre budget
2. Assurez-vous que votre assistant a les compétences recherchées
3. Indiquez clairement vos attentes à votre assistant virtuel
Décrivez de la manière la plus précise possible les tâches à réaliser, fixez des délais et les priorités et n’hésitez pas à guider votre assistant virtuel. Plus la description des tâches sera claire, plus votre assistant répondra à vos attentes et gagnera en autonomie. Concernant les tâches récurrentes, une bonne pratique consiste à mettre en place des procédures comportant une marche à suivre, les responsabilités de l’assistant et les vôtres, les cas particuliers et les critères d’assurance qualité. Cela vous permettra de travailler sur une base claire et d’éviter les malentendus. La mise en place d’un système de gestion des tâches comprenant notamment la liste des tâches à réaliser, en attente, et terminées et éventuellement une liste des projets en cours est aussi recommandée. Vous pourrez ainsi suivre en temps réel l'avancement et mieux gérer votre assistant virtuel. Divers logiciels tels que monday.com ou MeisterTask peuvent vous aider et certaines entreprises proposant des assistants virtuels vous offrent aussi ce service.
4. Privilégiez une communication régulière et les feedbacks constructifs
La communication est la clé d’une collaboration réussie, et plus encore quand on commence à travailler avec un assistant virtuel. Il est conseillé d’organiser régulièrement des séances par téléphone ou vidéoconférence, particulièrement durant les premières semaines de collaboration. Vous apprendrez ainsi à mieux connaître votre collaborateur et à lui faire confiance pour lui déléguer davantage de travail en toute sérénité. De son côté, votre assistant virtuel bénéficiera de feedbacks pour s’améliorer et sera motivé par votre implication et l’établissement de bons rapports. Ces réunions régulières permettront aussi de faciliter et de fluidifier les échanges plus fréquents par mails ou sur les messageries telles que WhatsApp, Slack ou Google Chat. Planifiez aussi des moments dédiés exclusivement à des feedbacks constructifs des deux parties ! Cette manière de procéder vous permettra de mettre en avant les qualités de votre assistant, de lui communiquer les points à améliorer et offrira à votre collaborateur un espace propice pour faire ses propositions.
5. Donnez l’accès aux outils et aux informations
La qualité du travail d’un assistant virtuel dépend aussi des informations et outils dont il dispose. La mise à disposition d’une boite mail avec votre nom de domaine lui permettra par exemple d’envoyer des mails au nom de votre entreprise et de passer des commandes. L’accès à votre logiciel de comptabilité lui offrira la possibilité de réaliser les factures clients et de les envoyer aux personnes concernées. L’accès à des dossiers partagés est aussi fortement recommandé. De cette manière, vous pourrez aisément transmettre toutes les informations nécessaires à la réalisation des tâches telles que les documents, les données ou les images et vidéos. Un accès à votre serveur ou des outils tels que Google Drive ou Dropbox s'adaptent parfaitement à cet usage.
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