Tout d’abord, qu'est-ce qu'un assistant virtuel ?
Un·e assistant·e virtuel·le, aussi appelé·e assistant·e en ligne ou assistant·e à distance, est une personne qui fournit divers services aux entrepreneurs ou aux entreprises à partir d'un emplacement distant. Voici une liste non-exhaustive de tâches qu’ils·elles peuvent accomplir :
- La gestion du marketing digital, la communication sur les réseaux sociaux et la réalisation de diverses tâches de marketing classique (voir notre article sur Comment l'assistance virtuelle peut-elle aider les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les startups en matière de marketing digital ?)
- La gestion du calendrier, des rendez-vous et des e-mails
- La réalisation de tâches administratives comme la facturation
- La préparation de rapports et de documents
- L'organisation d’événements
- La réalisation de tâches personnelles telles que la réservation de voyages et de restaurants
Ils·elles ont donc à leur charge l’exécution de toutes les tâches ne nécessitant pas une présence physique dans l’entreprise. Les assistants·es virtuels·les disposent généralement de compétences dans un domaine spécifique, faisant d’eux de véritables spécialistes (par exemple dans le marketing digital). Grace à l’évolution des outils de télécommunication, les assistants·es virtuels·les sont de plus en plus présents et ils·elles deviennent une ressource humaine essentielle dans les entreprises.
Mais, pourquoi avez-vous besoin d'un·e assistant·e virtuel·le ? Voici les principales raisons qui justifient une embauche de ce type dans les PME et startups suisses romandes.
Un·e assistant·e virtuel·le permet un gain de temps et améliore le rendement de vos employés.
Imaginez qu'un·e employé·e de niveau intermédiaire ou supérieur doive choisir entre ces deux options : Jouer un rôle actif dans la conduite des stratégies de croissance ou préparer des rapports au quotidien. Que choisirait-il·elle ?
Il y a de fortes chances qu’il·elle souhaite se concentrer sur la première tâche, vitale pour le développement de l’entreprise, mais qu’il·elle soit malheureusement accaparé·e par ses rapports à rendre quotidiennement. Le fait est que vos employés·es qualifiés·es doivent pouvoir se focaliser sur les tâches à haute valeur ajoutée, mais que les tâches répétitives et administratives comme la gestion des e-mails ou la réalisation régulière de rapports de vente ne peuvent être négligées. En effet, votre entreprise pourrait rapidement rencontrer des difficultés sans ce travail administratif. Utiliser un·e assistant·e virtuel·le permet donc à vos équipes internes de rester motivées et de se focaliser sur leur cœur de métier. Les tâches répétitives, administratives et chronophages étant réalisées à distance, vos employés peuvent se concentrer sur les problématiques les plus importantes et celles qui doivent être traitées en interne.
Un·e assistant·e virtuel·le vous permet de maîtriser vos coûts.
Le coût moyen de la main-d’œuvre en 2018 en Suisse s'est élevé à 61.90 CHF par heure travaillée (OFS, 2020). Les entreprises suisses, confrontées à une concurrence internationale meilleur marché, peuvent donc engager des assistants·es virtuels·les à l’étranger pour réduire ce désavantage compétitif. De plus, la flexibilité qu’ils·elles offrent permet d’engager plus facilement une ressource supplémentaire à taux partiel pour la réalisation de petits travaux, sans avoir à embaucher un temps plein.
Le fait de pouvoir choisir un·e assistant·e virtuel·le compétent·e dans un domaine spécifique constitue un autre moyen de réduire les coûts. D’une part, les entreprises s’épargnent l’effort de formation des équipes internes à de nouvelles compétences et d’autre part, elles ont un accès facilité à des compétences qu’elles n’auraient, peut-être, pas eu les moyens de s’offrir localement.
Sachez finalement qu'en embauchant un·e assistant·e virtuel·le, vous n’aurez pas à investir dans la location ou l’achat d’espace de travail, de matériel informatique ou de matériel de bureau. Ces économies supplémentaires à l’économie déjà réalisée sur le coût de la main-d’œuvre peuvent donc être réaffectées à d'autres dépenses ou d’éventuels investissements dans votre entreprise.
Un·e assistant·e virtuel·le vous permet de faire face aux difficultés de recrutement.
28.2% des employeurs suisses ont eu des difficultés de recrutement en 2020 (OFS, 2021) et 1,1 million d'actifs partiront à la retraite d’ici 2030, sans qu’ils ne puissent être totalement remplacés par les nouveaux arrivants (lematin.ch, 2020). Ces difficultés concernent particulièrement les entreprises avec de faibles ressources financières (PME et startups) et cette tendance devrait fortement se renforcer du fait de l’évolution démographique. Les assistants·es virtuels·les vous permettent donc d’avoir accès plus facilement à une main-d’œuvre qualifiée et d’anticiper sur les défis démographiques à venir. D’une part, l’assistant·e virtuel·le peut décharger vos collaborateurs qualifiés et réduire vos besoins en personnel de ce type. D’autre part, ils permettent aux PME ou startups d’avoir un accès facilité à des compétences qu’elles n’auraient pas les moyens de s’offrir en Suisse, car la compétition pour l’acquisition de nouveaux talents y est féroce. Ces types d’entreprises peuvent ainsi embaucher des professionnels experts dans un ou plusieurs domaines tels que le marketing digital, le contrôle de gestion, … et mener toutes les activités nécessaires au bon fonctionnement de leur société.
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