Comment relever le défi du télétravail pour les entreprises suisses ?

Depuis l’avènement d’internet, le télétravail, aussi appelé travail à distance ou home office, a séduit un nombre croissant d’employeurs et d’employé(e)s dans le monde. En Suisse, de 2001 à fin 2019, le nombre de salariés et d’indépendants effectuant du télétravail occasionnellement ou régulièrement a fortement progressé, passant de 250'000 à plus d’un million de personnes (OFS, 2020).  L’épidémie du coronavirus n’a fait que renforcer une tendance bien établie et les chiffres pour 2020 le confirmeront, compte tenu de la situation actuelle. Les entreprises ayant opté pour ce mode de fonctionnement ont ainsi pu maintenir diverses activités tout en garantissant la sécurité sanitaire de leurs employé(e)s. Malgré des avantages reconnus, ce mode de travail représente un véritable défi et certaines bonnes pratiques permettent d’éviter les écueils, tels que les problèmes de communication, de confiance, d’organisation, de stress, d’isolement social ou de baisse de productivité.

Grâce à l’évolution des technologies et avec l’extension des réseaux à haut débit, le télétravail est devenu une réalité et dans certains cas, un modèle économique. En effet, il peut augmenter la productivité et la compétitivité des entreprises et engendrer des baisses des coûts par une réduction des besoins en locaux et en transports et rendre possible la délocalisation de certaines activités. Des outils informatiques bien configurés sont cependant indispensables pour permettre un télétravail efficace et l’adoption de nouveaux modes de travail particulièrement économiques, tels que l’assistance virtuelle et le freelancing.

En premier lieu, vos employés doivent avoir accès à votre système informatique à distance pour pouvoir utiliser tous les logiciels (de comptabilité, CRM, de gestion de stocks, de gestion RH, etc.) et les documents nécessaires à la réalisation des tâches confiées. Dans cette optique, les clouds privés ou publics permettent la mise en place d’environnements de travail sécurisés et performants. D’autre part, vous devez aussi disposer d’outils de communication efficaces pour une collaboration réussie (mail, chat, téléphone, visioconférence, dossiers partagés, etc.). Les logiciels de visioconférence tel que Google Meet, Zoom, MS Teams bénéficient d’une place importante, car ils permettent une communication orale, écrite et visuelle. Grâce à ces outils, vous pouvez communiquer avec vos collègues et partager des informations telles que des fichiers ou le contenu affiché sur votre écran. En complément et si vous êtes souvent en déplacement, les applications de messagerie instantanée (ex : Slack, MS Teams ou WhatsApp) sont aussi recommandées. Elles permettent de stimuler la collaboration par une communication moins formelle et plus flexible qu’avec les traditionnels mails. Elles sont aussi plus adaptées à la mobilité, puisqu’elles sont utilisées essentiellement à partir de smartphones. Finalement des outils de gestion de projets et de tâches tels que Monday.com, Zoho Projects ou Teamwork sont utiles pour organiser le travail des différents membres d’équipes fortement interdépendantes.

Le télétravail représente une véritable opportunité pour les entreprises prêtes à s’adapter. Il offre, par exemple, la possibilité d’externaliser certaines tâches ou d’acquérir de nouvelles compétences par l’engagement de freelances et d’assistants virtuels. Consultez ici notre article sur l’assistance virtuelle et les gains de productivité, les baisses de coûts et les facilités de recrutement que peuvent espérer les PME suisses. De plus, le fait de communiquer sur la possibilité de travailler à distance représente une chance d’attirer des talents, particulièrement si vous êtes régulièrement confrontés à des difficultés de recrutement. Vous aurez également plus de facilité à garder vos employé(e)s expérimenté(e)s, qui pourraient être tenté(e)s par vos concurrents s’ils ou elles ne peuvent pas télétravailler auprès de votre structure. La réduction de vos charges grâce à une baisse des besoins en espaces de travail, en matériel informatique et en énergie représente aussi une opportunité offerte par ce mode de travail. Un poste de travail fixe dans les locaux d’une entreprise suisse serait évalué à plus de 10'000 francs par an, en prenant en compte ces diverses charges (RTS, 2020). Finalement, le télétravail est aussi en mesure de diminuer votre empreinte écologique en réduisant les transports et la consommation de ressources. Pour profiter de ces nouvelles opportunités, il faut cependant que ces aspects fassent partie intégrante de vos stratégies et que vous ayez fixé des objectifs clairs en la matière. Pour ne pas subir le télétravail, il n’y a qu’une manière d’agir : être proactif !

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