Nous vivons une période de changements sans précédent qui a remis en question certains fondamentaux de la gestion d’entreprise et des ressources humaines. La pandémie de coronavirus a accéléré la digitalisation des entreprises et a entraîné des conséquences irréversibles sur leur manière de travailler. Le télétravail s’est progressivement imposé et la possibilité de collaborer efficacement avec du personnel distant également. Cela ouvre la porte à de nouveaux modes de travail tels que l’assistance virtuelle et le freelancing, qui permettent aujourd’hui de travailler de n’importe où et pour n’importe qui. Dans un contexte de forte croissance post-pandémie et du fait d’un besoin accru de main d’œuvre qualifiée, il est fort à parier que ces nouvelles alternatives à l’embauche classique vont prendre une place croissante dans l’esprit des dirigeants d’entreprises et offrir de potentiels avantages compétitifs aux précurseurs. La Suisse ne fait pas exception comme le montre une étude menée par le cabinet de recrutement Gulp (ITCjournal, 2020), prévoyant une hausse de la demande de travailleurs indépendants dans le secteur des TIC. Bien comprendre le mode de fonctionnement de ces nouveaux modes de travail et ce qui les différencie est donc essentiel pour s’adapter à cette nouvelle donne. À l’avenir, garantir l’accès aux compétences nécessaires au développement de votre entreprise passera probablement par l’embauche d’assistants·es virtuels·les ou de freelances.
Externaliser avec un Freelance
Freelance est un mot anglais qui peut se traduire par travailleur indépendant. On parle de travail freelance, de missions freelances et de freelance ou freelancer pour désigner la personne effectuant ce métier. Le·la freelance est donc un·e indépendant·e qui travaille au service de ses clients avec un statut juridique qu’il·elle choisit. Il·elle travaille à distance, mais peut également intervenir chez le·la client·e en fonction du type de service et des exigences de la tâche. Les entreprises embauchent généralement des freelances pour des missions ponctuelles, souvent dans le cadre de projets. Vous pouvez, par exemple, faire appel à un graphiste freelance pour un projet de refonte de votre identité de marque. Les freelances sont généralement des spécialistes dans un domaine précis et vous mettent à disposition une compétence bien définie. Selon le magazine (Forbes,2019) les métiers les plus demandés sont : les développeurs, les designers, les graphistes, les rédacteurs, les traducteurs et les chefs de projet.
Externaliser avec un·e assistant·e virtuel·le
- Les tâches administratives : Ce sont celles qui sont le plus facile à externaliser, car elles sont principalement réalisées à l’aide d’outils informatiques disponibles en tout lieu et il est généralement aisé d’établir des processus clairs pour garantir leur qualité de réalisation. Les tâches de saisie de données, de gestion des calendriers et de prise de rendez-vous, de réservation de voyages d’affaires, de gestion du courrier électronique, de production de rapports, de gestion de dossiers, de facturation, de gestion des ressources humaines, etc. sont autant d’exemples de tâches que vous pouvez facilement confier à votre assistant·e virtuel·le.
- Les tâches commerciales et marketing : Ces tâches sont également facilement externalisables dans la mesure où elles sont principalement réalisées sur des outils informatiques accessibles à distance. Comme elles ne peuvent être totalement formalisées dans des processus, elles demandent néanmoins une communication régulière entre le client et son assistant·e virtuel·le pour garantir un haut niveau de qualité de réalisation. On peut notamment citer le marketing et la communication digitale (gestion des réseaux sociaux, création et mise à jour de sites internet, veille digitale, gestion des campagnes publicitaires en ligne, référencement, email marketing, etc.) et les activités de prospection pour gagner des nouveaux clients (prise de contact avec les prospects par mail ou téléphone, information sur les produits ou services, ventes complémentaires, etc.) parmi les principales tâches commerciales et marketing à confier à votre assistant·e virtuel·le.
Quelle solution choisir entre un·e freelancer et un·e assistant·e virtuel·le
- décharger vos équipes et gagner du temps à court terme ou à long terme sans embaucher en CDI ou CDD,
- obtenir une compétence clé difficile à acquérir via une embauche ou faire face à des difficultés de recrutement,
- économiser sur les frais de personnel, car on ne paie que la prestation prévue dans le contrat ou que le service est offert depuis un pays ayant un coût du travail moins élevé.