Facturation et comptabilité avec un·e assistant·e virtuel·le

L’assistant·e virtuel·le est un·e collaborateur·trice externe à l’entreprise, qui effectue, à distance, des missions relatives à son domaine de qualification. Dans le cas des tâches comptables, l’utilisation croissante de logiciels de comptabilité dans le cloud tels que Bexio, Winbiz ou Wecount permet facilement d’effectuer ce travail à distance. D’autre part la digitalisation des processus et la numérisation croissante des pièces comptables (ex : les factures) rendent cette externalisation relativement simple à mettre en place.

L’assistant·e virtuel·le vous offre ainsi la possibilité de vous focaliser sur les autres tâches de gestion et sur le cœur de métier de votre entreprise. Bon nombre de gestionnaires de PME ou de startups traitent leur comptabilité alors qu’ils ne sont pas particulièrement qualifiés dans ce domaine et qu’ils pourraient mieux investir leur temps. Confier ses tâches comptables à un·e assistant·e virtuel·le peut donc vous rendre plus productif et également plus motivé dans la mesure où vous traitez les tâches qui vous passionnent et pour lesquelles vous êtes qualifié.

L’assistance virtuelle permet également de faire des économies. Selon Glassdoor.ch, le salaire annuel moyen d’un comptable en Suisse s’élève à 100’000CHF en 2021. Dans le cas de l’assistance virtuelle, vous avez la possibilité de travailler avec du personnel moins onéreux (Voir Comment et pourquoi l'assistance virtuelle peut aider les PME et startups suisses ?).  De plus, diverses entreprises proposant ce service, vous offrent la possibilité de choisir parmi leurs offres le nombre d’heures d’assistance dont vous avez réellement besoin. Vous ne payez donc que le travail effectué et tous les frais liés aux charges sociales ou à la location d’espaces de travail sont pris en charge par votre prestataire.

La gestion d’une comptabilité peut être subdivisée entre des tâches simples, comme la saisie de pièces comptables et des tâches complexes comme l’établissement des comptes annuels (bilan, compte de résultat…). Les tâches les plus complexes doivent généralement être confiées à un spécialiste ayant des connaissances comptables et fiscales spécifiques à votre domaine d’activité et au pays dans lequel vous exercez. Cependant, les tâches les plus simples se basent sur des principes comptables « universels » et peuvent donc être aisément déléguées à un·e assistant·e virtuel·le compétent·e dans le domaine. Vous pouvez ainsi profiter d’un gain de temps élevé, car ce sont aussi les tâches qui prennent le plus de temps.

Parmi ces dernières nous retrouvons :

Un·e assistant·e virtuel·le est en mesure de traiter l’ensemble des tâches de saisie lié à la comptabilité fournisseur, comme la saisie des factures d'achats, des frais généraux et des immobilisations. Il·elle est aussi capable de procéder aux commandes et de préparer les règlements fournisseurs pour vous éviter des frais supplémentaires dus aux impayés. Comme la majorité des entreprises gèrent maintenant leur comptabilité dans le cloud, que les achats en ligne prennent une place importante et que les pièces sont de plus en plus souvent numérisées, ces tâches ne doivent plus être effectuées au sein de l’entreprise et peuvent être confiées à un professionnel à distance.

Grâce aux technologies de communication et aux logiciels de gestion d’entreprise un·e  assistant·e virtuel·le peut facilement avoir accès à vos ventes. Ainsi il·elle est en mesure de produire et d’émettre les factures pour vos clients. L’enregistrement des règlements, le lettrage et les relances clients sont aussi des tâches que vous pouvez lui confier pour réduire le temps d’encaissement et avoir une vision globale sur l’état des créances clients.

En complément de tâches purement comptables, un·e assistant·e virtuel·le est également en mesure de traiter certaines tâches liées à la gestion des ressources humaines. Le suivi et la comptabilisation des notes de frais, la gestion des charges sociales et le traitement des salaires sont autant d’exemples de tâches facilement externalisables. Il est même possible de lui déléguer des tâches purement RH, telles que la saisie et la gestion des congés et absences. 

Ces tâches sont généralement plus complexes et nécessitent un savoir-faire spécifique au pays dans lequel l’entreprise a son activité. Il est néanmoins possible de les confier partiellement ou moyennant une formation à un·e  assistant·e virtuel·le basé·e à l’étranger. Voici une liste non exhaustive :

-  Comptabilisation des immobilisations et calcul des dotations ;

-  Rapprochements bancaires et suivi de placements de trésorerie ;

-  Préparation et déclaration de TVA ;

-  Aide à la révision et à la préparation des bilans ;

-  Tenue des registres comptables ;

-  Préparation des déclarations fiscales.

N’oubliez pas qu’il faut respecter certaines règles de base en matière de sécurité et de confidentialité lorsque vous travaillez avec du personnel externe à votre entreprise. Le principal conseil est de ne pas transmettre vos données de paiement et vos accès à votre banque en ligne à du personnel externe. Pour plus d’informations à ce sujet, consultez : Comment traiter la confidentialité et la sécurité des données avec votre assistant·e virtuel·le ?

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